Guiden er til klinikker og behandlere, der bruger journalmodulet i PW Booking Pro. Med journalmodulet kan klinikken gemme klientjournaler direkte på sin egen hjemmeside: krypteret, med historik og med en log over, hvem der har set hvad.
Hvad er journalmodulet?
Modulet er lavet til skønhedsklinikker, behandlere og saloner, der skriver notater om deres klienter, fx hudtype, behandling, anvendte produkter, reaktioner og aftalt opfølgning.
Det får I:
- Én journal pr. klient med dato, behandling, notat, samtykke og vedhæftede filer (fx før/efter-billeder).
- Kryptering. Notater og filer gemmes krypteret. Uden klinikkens nøgle kan de ikke læses, heller ikke af webhotellet.
- Historik. Et notat kan rettes, men originalen slettes aldrig. Den gemmes som en tidligere version.
- Adgangslog. Alle åbninger, rettelser, eksporter og sletninger bliver registreret med navn og tidspunkt.
- Eksport. En hel journal kan udskrives eller gemmes som PDF, fx når en klient beder om indsigt.
- Opbevaringsperiode. I vælger, hvor længe journaler skal gemmes. En journal kan først slettes, når perioden er udløbet.
- Adgangsstyring. Kun de medarbejdere, I giver adgang, kan se journalerne.
Journalmodulet er en del af PW Booking Pro og findes i WordPress under PW Booking → Journaler.
Før I starter: krypteringsnøglen
Journalerne kan først bruges, når der er lagt en krypteringsnøgle ind på hjemmesiden. Det gør typisk jeres webdesigner eller den, der har installeret PW Booking.
- Gå til PW Booking → Journaler. Siden viser en linje, der starter med
define( 'PW_BOOKING_JOURNAL_KEY', .... - Linjen indsættes i filen
wp-config.phpi hjemmesidens rodmappe, lige over linjen/* That's all, stop editing! */(eller overrequire_once ABSPATH . 'wp-settings.php';). - Gem filen og genindlæs Journaler. Når advarslen er væk, er modulet klar.
Vigtigt om nøglen:
- Gem en kopi af nøglen et sikkert sted, fx i en password manager. Hvis nøglen mistes, kan journalerne aldrig læses igen, heller ikke af os.
- Skift aldrig nøglen, når der først er skrevet journaler. Gamle notater kan så ikke læses.
- Del aldrig nøglen på mail, skærmbilleder eller chat.
- Hvis hjemmesiden flyttes til et nyt webhotel, skal nøglen med i den nye
wp-config.php. - Backup af hjemmesiden skal også indeholde mappen
wp-content/uploads/pw-booking-journal/, hvor filerne ligger.
Indstillinger
Indstillingerne findes nederst på Journaler og kan kun ændres af en administrator. Gå dem igennem én gang, før I skriver det første notat.
Opbevar journaler i … år efter seneste notat
Vælg den periode, der gælder for jeres klinik:
| Hvem behandler | Opbevaring |
|---|---|
| Læger, fx ved kosmetisk behandling med botox og fillers | Mindst 10 år efter seneste notat |
| Andre autoriserede sundhedspersoner, fx sygeplejersker og fysioterapeuter | Mindst 5 år efter seneste notat |
| Ikke-autoriserede, fx kosmetolog, zoneterapeut og frisør | Ingen lovkrav. Vælg en periode, og skriv den i privatlivspolitikken |
Perioden regnes fra det seneste notat i journalen. Er der en klage-, tilsyns- eller erstatningssag, skal journalen gemmes, til sagen er afsluttet.
Version af klientinformation
Skriv hvilken version af jeres privatlivspolitik eller klientinformation klienterne får, fx Privatlivspolitik v1 – 01.11.2026. Teksten sættes automatisk på nye notater, så I senere kan dokumentere, hvad klienten fik at vide. Når I opdaterer politikken, så opdatér også versionen her.
Hvem har adgang
Sæt flueben ved de medarbejdere, der behandler klienter og har brug for journalen. Administratorer har altid adgang. Giv ikke adgang til fx receptionister eller medarbejdere, der kun skal se bookinger. Når en medarbejder stopper, så fjern fluebenet med det samme.
Klik Gem, når I er færdige.
Find eller opret en klient
Hver journal hører til en klient i PW Booking. Klienter, der har booket online, findes allerede.
Find en klient
- Gå til PW Booking → Journaler.
- Skriv navn eller e-mail i søgefeltet og klik Søg.
- Klik på klientens navn for at åbne journalen.
Uden søgning viser listen de klienter, der senest har fået et notat.
Opret en ny klient
Hvis klienten ikke findes, så brug boksen Ny klient under listen:
- Skriv navn, e-mail og evt. telefon.
- Klik Opret og åbn journal.
Findes e-mailen allerede, åbnes den eksisterende klient, så der ikke opstår dubletter.
Skriv et notat
Skriv et notat efter hver behandling, helst samme dag. Åbn klientens journal og udfyld formularen Nyt notat øverst:
- Dato: behandlingsdagen. Dagens dato er valgt på forhånd.
- Behandling: fx Ansigtsbehandling, Botox pande eller Zoneterapi.
- Notat: selve journalteksten (se gode råd nedenfor).
- Samtykke: sæt flueben, når klienten er informeret og har sagt ja til behandlingen og til, at der gemmes notater.
- Udleveret information: udfyldes automatisk med versionen fra indstillingerne. Ret den, hvis klienten fik noget andet.
- Vedhæft filer: fx før/efter-billeder eller en underskrevet samtykkeerklæring (JPG, PNG, WEBP eller PDF). Du kan vælge flere filer på én gang.
Klik Gem notat. Notatet vises nu under Notater med dato, behandling og dit navn. Filer vises som links, og de åbnes kun for brugere med adgang.
Gode råd til indholdet
- Skriv kort og sådan, at en kollega kan forstå det. Undgå interne forkortelser.
- Skriv det, der har betydning for behandlingen: relevant helbred og medicin, allergier, hudtype, hvad der blev gjort, hvilke produkter der blev brugt, reaktioner, råd til klienten og aftalt opfølgning.
- Skriv ikke mere om klienten, end behandlingen kræver.
- Skriv ikke personlige vurderinger eller private oplysninger, der ikke har med behandlingen at gøre.
- Ved kosmetisk behandling udført af læge eller sygeplejerske: notér det informerede samtykke og hvilken patientinformation (version), der blev udleveret. Det tjekker Styrelsen for Patientsikkerhed ved tilsyn.
Ret et notat
Et notat kan rettes, men det oprindelige notat bliver gemt. Sådan kan man altid se, hvad der stod før.
- Klik Ret til højre på notatet.
- Formularen øverst ændrer navn til Ret notat og indeholder den nuværende tekst.
- Lav rettelsen og klik Gem notat. Fortryd med Annullér.
Det rettede notat vises nu. Under det står Tidligere versioner med antal. Klik for at se de gamle versioner med dato, tidspunkt og navnet på den, der skrev dem.
Enkelte notater kan ikke slettes. Er noget skrevet forkert, så ret det og skriv evt. i teksten, hvorfor det er rettet.
Eksport og udskrift
Klik Eksportér / udskriv journal øverst i en journal. Journalen åbner i en ny fane med alle notater, tidligere versioner og navnene på vedhæftede filer. Klik Udskriv / gem som PDF for at printe den eller gemme den som PDF.
Når en klient beder om indsigt
Klienter har ret til at få en kopi af de oplysninger, I har om dem. Svar senest inden for 1 måned.
- Tjek at det er klienten selv, der spørger, fx ved at svare til den e-mail, I har registreret.
- Lav en PDF med Eksportér / udskriv journal.
- Send den sikkert, fx med krypteret mail eller som udskrift, klienten henter. Send ikke helbredsoplysninger i en almindelig, ukrypteret mail.
- Hvis klienten også skal have billeder, så åbn dem fra journalen og send dem på samme sikre måde.
Gem ikke eksporterede PDF’er på skrivebordet eller i overførsler. Slet dem, når de er sendt.
Adgangslog
Nederst i hver journal ligger Adgangslog. Klik på den for at se de seneste 50 handlinger med tidspunkt og navn.
Loggen registrerer: åbnet journal, tilføjet notat, rettet notat, uploadet fil, åbnet fil, eksporteret journal, importerede notater og slettet journal.
Kig i loggen en gang imellem. Har nogen åbnet en journal uden grund, så tal med vedkommende. Er der tale om misbrug, kan det være et sikkerhedsbrud, som skal anmeldes (se tjeklisten nedenfor). Loggen kan ikke slettes eller ændres fra WordPress.
Sletning efter opbevaringsperioden
En journal kan først slettes, når opbevaringsperioden er udløbet, regnet fra det seneste notat. Kun administratorer kan slette.
- Åbn journalen og gå ned til Slet journal.
- Er perioden ikke udløbet, står der, hvilken dato journalen skal gemmes til.
- Er perioden udløbet, så klik Slet journal permanent og bekræft.
Alle notater og filer slettes permanent, og det kan ikke fortrydes. Selve sletningen bliver skrevet i adgangsloggen.
Intet slettes automatisk. Lav en fast rutine, fx én gang om året, hvor I gennemgår gamle journaler. Beder en klient om at blive slettet før tid, og gælder der en lovbestemt opbevaringspligt, skal I forklare klienten, at journalen skal gemmes perioden ud.
Journaler bliver ikke slettet, hvis pluginnet afinstalleres.
Import fra et gammelt system
Journaler fra dit nuværende booking system kan importeres fra en CSV-fil. Importen kan kun bruges af administratorer.
1. Få jeres data ud
Bed det gamle systems support om en eksport af journalerne som CSV eller Excel. I ejer jeres data og har ret til at få dem udleveret. Kan systemet kun levere en PDF pr. klient, så se afsnittet om PDF nedenfor.
2. Klargør filen
Filen skal have én række pr. notat og kolonnenavne i første række. Klik Hent skabelon for at se et eksempel.
| Kolonne | Krævet | Eksempler på navne, der genkendes |
|---|---|---|
| Ja | email, e-mail, mail | |
| Dato | Ja | dato, date, behandlingsdato |
| Notat | Ja | notat, note, journal, tekst |
| Navn | Nej | navn, klient, kunde (eller fornavn + efternavn) |
| Telefon | Nej | telefon, tlf, mobil |
| Behandling | Nej | behandling, ydelse, type |
Datoer kan stå som 15-03-2025, 15.03.2025 eller 2025-03-15. Er filen lavet i Excel, så gem den som CSV UTF-8.
3. Kør en test
- Gå til Journaler → Importér journaler.
- Vælg filen. Ret evt. teksten i Markér notater som, fx Importeret fra tidligere system.
- Lad Test være slået til og klik Importér.
- Tjek resultatet: hvilke kolonner der blev fundet, hvor mange notater og klienter, og om nogen linjer blev sprunget over (de mangler e-mail, dato eller notat).
4. Importér rigtigt
Ser testen rigtig ud, så fjern fluebenet i Test og importér den samme fil igen. Klienter findes på e-mail eller oprettes. Importér kun en fil én gang, ellers bliver notaterne dobbelte.
Importerede notater har ikke registreret samtykke, fordi det ikke kan læses fra det gamle system. Opbevar evt. det gamle systems samtykker separat.
PDF-journaler
Kan det gamle system kun lave en PDF pr. klient, så åbn klientens journal, skriv et notat som “Journal overført fra tidligere system”, vedhæft PDF’en og gem. Filen gemmes krypteret.
Når alt er overført og kontrolleret, så slet eksportfilerne fra computeren, og bed det gamle system om at slette jeres data.
Tjekliste: sikkerhed og GDPR
Klinikken er dataansvarlig for journalerne. Pluginnet håndterer kryptering, adgang og log, men disse ting skal klinikken selv sørge for:
- Privatlivspolitik for klienter på hjemmesiden, med link i sidefoden og ved bookingformularen
- Opbevaringsperioden i indstillingerne er den samme som i privatlivspolitikken
- Version af klientinformation er udfyldt i indstillingerne
- Krypteringsnøglen er gemt et sikkert sted uden for hjemmesiden
- Kun behandlere har adgang til journaler
- Alle brugere har stærke, personlige adgangskoder, gerne med totrinsbekræftelse (2FA)
- Ingen deler login
- Databehandleraftale med webhotellet og med jeres webdesigner, hvis de har adgang til siden
- Hjemmesiden kører på https, og WordPress og plugins holdes opdaterede
- Der tages backup, også af mappen med journalfiler
- Fortegnelse over behandling af personoplysninger (et internt dokument, som Datatilsynet kan bede om)
- Rutine for indsigt, rettelse og sletning, og årlig gennemgang af gamle journaler
- Plan for sikkerhedsbrud: et brud skal anmeldes til Datatilsynet inden for 72 timer
- Er klinikken registreret som behandlingssted hos Styrelsen for Patientsikkerhed: følg også kravene i journalføringsbekendtgørelsen
Guiden er ikke juridisk rådgivning. Er I i tvivl om, hvilke regler der gælder for jer, så spørg jeres brancheforening, en jurist eller Datatilsynet.
Fejlfinding og ofte stillede spørgsmål
Journaler viser en gul boks om wp-config.php. Nøglen mangler eller er forkert indsat. Tjek at linjen står i wp-config.php over /* That's all, stop editing! */, og at hele nøglen er med.
Der står “Kan ikke dekrypteres”. Nøglen i wp-config.php er ikke den, notatet blev skrevet med. Det sker typisk efter en flytning af siden. Sæt den oprindelige nøgle ind igen.
Søgningen finder ikke klienten. Klienten findes ikke i PW Booking endnu. Opret vedkommende under Ny klient.
En medarbejder kan ikke se Journaler. Medarbejderen skal have flueben under Hvem har adgang. Kun brugere med rollen Administrator, Redaktør, Butiksleder eller Instruktør vises på listen.
En fil blev sprunget over. Kun JPG, PNG, WEBP og PDF er tilladt. Er filen meget stor, kan webhotellets uploadgrænse være nået. Gem et mindre billede eller kontakt jeres webdesigner.
Kan klienten selv se sin journal? Nej. Journaler kan kun ses af klinikkens medarbejdere med adgang. Klienten får en kopi via eksport.
Kan jeg slette et enkelt notat? Nej, kun rette det. Hele journalen kan slettes, når opbevaringsperioden er udløbet.
Hvad hvis vi stopper med PW Booking Pro? Journalerne bliver liggende i databasen, også hvis pluginnet afinstalleres. Eksportér dem først, hvis de skal flyttes til et andet system.
Brug for hjælp? Skriv til contact@pw-booking.com eller se Kontakt.